Lors de la constitution de société, la domiciliation est une question fondamentale puisqu’elle sera indispensable pour une inscription au RCS. L’entrepreneur devra donc choisir entre domicilier la boite à son logement personnel, dans des bureaux ou auprès d’une agence spécialisée dans le domaine. En plus de vous faciliter la tâche, cette dernière solution permet de bénéficier d’un certain nombre de services complémentaires comme la gestion de courrier ou la mise à disposition d’une salle de réunion. Mais quels sont les réels avantages d’une domiciliation à l’aide d’une agence et comment mener à bien les démarches ?
Agence de domiciliation : de quoi s’agit-il ?
Avant d’entamer n’importe quelle démarche ou de prendre une décision, il convient de comprendre ce qu’est réellement une société de domiciliation. Tout d’abord, sachez que la domiciliation correspond au siège social d’une entreprise, c’est-à-dire là où se trouvent les bureaux ainsi que l’adresse fiscale et juridique. Elle correspond donc à l’adresse administrative qui figure sur les documents officiels comme l’immatriculation, les factures et devis ou encore les objets de communication. Bien que requise, elle n’est pas obligée de se trouver au lieu d’exercice des activités.
L’entrepreneur pourra par exemple exercer chez lui et domicilier son entreprise auprès d’une société dédiée. Dans ce cas, cette dernière se décrit comme un prestataire proposant une solution d’hébergement du siège social pour une ou plusieurs boites. Parmi les missions d’une telle agence, on peut citer la mise à disposition de bureaux aménagés et d’une boite aux lettres. Afin de répondre à toutes les demandes, certaines sociétés de domiciliation proposent des prestations supplémentaires comme faire suivre le courrier, assurer une permanence téléphonique ou encore établir les factures et devis.
Pour exercer en toute légalité, une société de domiciliation devra être enregistrée au RCS et posséder un numéro d’agrément délivré par la Préfecture. Vous souhaitez en savoir davantage sur le sujet, consultez des sites tels www.domaparis.com.
Quand et pourquoi faire appel à une agence spécialisée ?
La plupart des entrepreneurs commencent leur activité dans leur propre maison notamment pour réduire les factures et booster les chiffres d’affaires. Lorsqu’il faut cependant domicilier l’entreprise, il n’est pas toujours possible de le faire avec sa propre adresse. Cela arrive par exemple pour les locataires, quand le bail de location n’autorise pas l’hébergement d’activité professionnelle. Même si la législation vous permet de le faire, cette autorisation n’est que temporaire, c’est-à-dire qu’il s’agit d’un délai accordé en attendant que vous trouviez un local de travail approprié. Dans ce cas, le recours à une société de domiciliation se présente comme une excellente alternative à l’aménagement de bureaux.
Cette option se révèle également très intéressante pour les jeunes entreprises ou les start-ups qui n’ont pas les moyens d’investir dans des locaux professionnels. En faisant appel à une agence spécialisée, vous pourrez aussi profiter d’un espace de travail où les éventuels collègues pourront se rencontrer et échanger. Ces espaces de « coworking » peuvent d’ailleurs convenir aux travailleurs à domicile qui souhaitent séparer vie privée et professionnelle.
Les avantages offerts par une agence de domiciliation
Si de plus en plus de jeunes entrepreneurs font appel à une société de domiciliation, c’est grâce aux avantages pratiques que cela apporte. Vous n’êtes certainement pas sans savoir que le lieu d’implantation d’une entreprise est stratégique puisqu’il devra figurer sur les documents officiels et commerciaux. Cette solution vous permet donc d’optimiser la visibilité de votre société. Mais comment ? Tout simplement, car elle vous offre l’occasion de domicilier la boite dans une adresse plus crédible ou une ville de renom comme Paris ou Lyon. Vous obtenez ainsi une plus grande visibilité tout en améliorant l’image de marque de la société aux yeux non seulement des consommateurs, mais aussi des futurs partenaires.
Actuellement, les agences de domiciliation sont devenues bien plus qu’une boite aux lettres puisqu’elles proposent également des services pouvant vous faciliter la tâche. Des prestations indispensables comme la gestion de courrier sont par exemple possibles. En plus de gérer le ramassage ou le suivi de la correspondance, cette société assure le secrétariat : téléphone, gestion des affaires courantes (compta, facture…), assistance juridique, etc.
Les avantages logistiques sont également considérables. L’agence vous propose une location ou une mise à disposition des logistiques nécessaires au bon fonctionnement des activités : salle de réunion, espace de travail, connexion Internet, etc.
Les pièges à éviter pour choisir le bon prestataire
La première chose à vérifier afin de trouver une agence de domiciliation est certainement le numéro d’inscription au RCS. Il s’agit de la garantie attestant que le prestataire est légal puis agrée par l’État. Il faudra ensuite distinguer les services inclus dans le forfait des prestations optionnelles (assistance, secrétariat…). En effet, si ces dernières peuvent grandement vous servir, elles impliquent toujours des coûts pouvant impacter le budget. Assurez-vous ainsi que les prestations de base dont vous avez besoin sont mentionnées dans le contrat.
En ce qui concerne la gestion du courrier, il convient également de se renseigner sur les éventuels coûts de réexpédition. Si certaines sociétés réaffranchissent les colis et lettres, elles facturent cependant le service. Mieux préciser ces détails avant de signer. Les débours liés au contrat sont aussi à vérifier puisqu’ils représentent une somme considérable. Il s’agit notamment de la caution et les frais de dossier. L’idéal serait de choisir une agence pouvant afficher des tarifs précis et transparents. Bien entendu, une visite des locaux s’avère indispensable avant toute prise de décision.