La crise sanitaire l’a montré : il n’est pas évident de gérer des remplacements. Lorsque plusieurs collaborateurs sont absents, la situation peut rapidement devenir un véritable casse-tête. Afin de boucler vos plannings, l’idéal serait d’utiliser un outil adapté. Celui-ci permet notamment de lancer des missions, de trouver des remplaçants et de les gérer facilement. Vous bénéficierez d’un gain de temps considérable et n’aurez plus besoin de stresser.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des remplacements ?

Les pénuries de personnel ne sont plus une fiction. Confrontées à l’absentéisme, certaines entreprises cessent leurs activités, refusent des contrats ou retardent des projets. Elles essaient de réduire les risques d’erreurs et d’être plus efficientes dans les process de recrutement. Tous les secteurs sont concernés par les besoins de renfort. Le logiciel de gestion des remplacements est la solution idéale pour y remédier. Il séduit pour son ergonomie et sa simplicité. Piloter les activités avec précision et gérer le réseau de candidats de manière optimale : tels sont ses principaux objectifs. La gestion de remplacements imprévus et urgents représente un enjeu majeur pour les entreprises. L’outil numérique tient compte des absences, ce qui améliore la qualité de travail au quotidien. Il assure les besoins de remplacements et garantit la mobilisation du personnel disponible dans l’écosystème d’emploi. Il prend en charge toutes les éventualités : intérimaires, étudiants, CDI volants, CDD, vacataires, heures additionnelles ...

Comment fonctionne un logiciel de gestion de remplacements ?

Le principe de fonctionnement d’un logiciel de gestion de remplacements est simple. Tout d’abord, vous devez vous connecter à votre compte et renseigner les critères du besoin : compétences, lieu, date ... Par la suite, triez et filtrez les résultats par temps de trajet, type de contrat, périmètre ou disponibilité. Choisissez les profils disponibles et proposez-leur la mission. Une fois la proposition validée, chaque partie prenante recevra une notification. Seules quelques minutes sont nécessaires pour poster une annonce sur le logiciel (via un ordinateur ou un smartphone). Celle-ci est ensuite automatiquement diffusée aux candidats qualifiés et disponibles du réseau. L’outil embarque généralement un module de sourcing, pour enrichir le vivier de remplaçants en continu.

Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion de remplacements ?

Le logiciel de gestion des remplacements propose de multiples avantages aux entreprises. Il fournit un accompagnement durant la procédure de recrutement, la recherche de candidats disponibles et compétents ... Dans la même lancée, il génère automatiquement des documents administratifs pour les ressources humaines. Ses autres atouts sont :

• Maîtriser la qualité des remplacements.

• Réduire le recours à des sociétés spécialisées externes.

• Générer des économies opérationnelles importantes.

• Fluidifier la communication entre les différents services.

• Offrir un gain de réactivité et de temps dans la gestion de remplacements.

• Automatiser et diminuer les tâches administratives.

Plusieurs acteurs se sont positionnés sur ce secteur, certains ayant bien évidemment une meilleure réputation que d’autres. Pour vous aider, sachez qu’octime.com est une référence dans le domaine. Grâce à ses outils RH, il optimise les performances des entreprises. Citons, par exemple, la gestion des absences et des congés, le suivi du temps de travail, la planification des horaires ...

Quelques outils complémentaires à la gestion de remplacements

De nombreuses solutions sont complémentaires à la gestion de remplacements. C’est notamment le cas de :

• La gestion du temps de travail et des activités.

• La gestion des plannings.

• Le portail collaborateur.

• La formation.

• Les compétences.

Gestion du temps de travail et des activités (GTA)

Automatisez le suivi des absences et la gestion du temps de travail. Produisez des composants variables et fiables de paie. La solution GTA permet de gagner beaucoup de temps, dans le respect des accords en vigueur et des contraintes légales.

Gestion des plannings

Réalisez des plannings en cohérence avec la charge prévisionnelle de travail et les objectifs de l’entreprise. « Mettez en musique » les contraintes, ressources et équipes, et optez pour une organisation efficiente au regarde des activités.

Portail collaborateur

Engagez des managers et des collaborateurs, et rendez-les acteurs des process RH. Proposez-leur des informations et des outils accessibles à tout moment et au même endroit. Ainsi, vous faciliterez leur quotidien.

Formation

Automatisez et simplifiez la procédure de formation : identification des besoins, établissement du plan de formation, évaluations ...

Compétences

Allez au-delà de l’emploi et de la fiche de poste. Favorisez l’acquisition de la mobilité et des connaissances manquantes. Bénéficiez d’une vision à 360° sur la progression des collaborateurs.