Généralement, un logiciel comptable est un outil ou programme informatique qui permet d’assurer la tenue de la comptabilité financière de l’entreprise. Ce logiciel a en effet pour rôle d’effectuer les différentes transactions de l’entreprise avec ses principaux partenaires (dont les banques, les clients, les fournisseurs, les salariés et les associés). Particulièrement, le logiciel comptable permet de tenir la comptabilité générale de l’entreprise. Son utilisation se centralise sur la possibilité de l’entreprise de gagner plus de temps et de diminuer le risque de commettre des erreurs. Mais comment bien choisir un logiciel de comptabilité en ligne ?
Identifier le type de logiciel adapté à la taille de son entreprise
Avant de choisir un logiciel comptable, il est très essentiel d’identifier le type de logiciel adapté à la taille de l'entreprise. Ce type d’entreprise pourrait être une TPE (Très Petite Entreprise), une PME (Petite et Moyenne Entreprise) ou une grande entreprise. Pour les TPE, il faudrait choisir un logiciel standard et fort, puisque la plupart d’entre elles ne gèrent pas la tenue de la comptabilité, d’où ce genre de logiciel serait très utile pour elles. Ceci pourrait concerner aussi les entreprises qui font appel à un expert-comptable, permettant d’effectuer rapidement des factures et des devis. Pour les PME, le logiciel adapté à sa taille permet ainsi de gérer l’ensemble de sa comptabilité interne. En effet, le logiciel se centralise principalement sur la gestion des déclarations fiscales (notamment la TVA), et sur la possibilité d’établir et d’envoyer une liasse fiscale. Ce logiciel pour les PME devrait être aussi un programme standard, qui gèrera l’intégralité de son processus comptable. En outre, pour les grandes entreprises, il faudrait se centraliser sur un logiciel de comptabilité spécifique permettant de favoriser efficacement son développement, qui couvre par conséquent ses besoins particuliers.
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Vérifier l’adéquation du logiciel comptable avec son activité principale
Le contrôle de l’adéquation du logiciel comptable avec l’activité de l’entreprise est aussi un point important dans la détermination du choix de ce logiciel, vu que certaines activités feront l’objet de recours à des solutions de comptabilité particulières. En effet, pour le logiciel comptable assemblé avec la gestion spécialisée « métier », cette application propose des fonctionnalités adéquates à un certain métier, qui est vraiment intéressante pour les entreprises artisanales (comme la restauration, bâtiment…). Pour le logiciel de comptabilité regroupé avec la gestion de la production, l’entreprise renforcera sa gestion comptable et ainsi que l’ensemble de son processus de production. Cette solution est effectivement proportionnelle aux entreprises qui ont des activités de production, permettant par exemple de faire un suivi des cycles d’achats et de production. Et pour le logiciel de comptabilité assemblé avec la gestion commerciale, cette solution permettra de gérer le processus commercial de l’entreprise. Par exemple, l’établissement des factures avec ce logiciel de facturation, des devis, le recouvrement client, la gestion des impayés et le suivi des propositions.
Connaître les différents besoins supplémentaires à satisfaire
Pour bien choisir son logiciel de gestion comptabilité, il est important de cerner intégralement ses besoins supplémentaires à satisfaire. Ces besoins pourraient être de natures diverses : notamment la gestion commerciale, les ressources humaines, la gestion des immobilisations, etc. Ils pourraient aussi être caractérisés en fonction de l’activité exercée par le chef de l’entreprise, par exemple un consultant ou un freelance en informatique. De ce fait, il serait essentiel de cerner ces besoins afin que les modules additionnels à souscrire soient identifiés. Notamment, ces modules concernent : le module de gestion des immobilisations (permettant de gérer le centre d’immobilisations incorporelles, corporelles et financières de l’entreprise). Il en est de même pour le module de la gestion de paie et le module d’édition de tableau de bord (permettant de suivre l’évolution des affaires de l’entreprise).
Établir une check-list avant de choisir, tester les diverses solutions possibles et faire un choix
L’établissement d’une check-list est fondamental avant de choisir son logiciel de comptabilité, nécessitant quelques questions essentielles à poser. Ces dernières impliquent notamment : la taille de l’entreprise, la solution standardisée et spécialisée, le budget annuel à disposer, le système d’exploitation à utiliser, les déclarations fiscales, les besoins spécifiques, les données bancaires à intégrer dans le logiciel, l’accès des utilisateurs. Une fois la check-list établie, il serait important de tester les diverses solutions possibles, en entrant en contact avec les principaux éditeurs de solutions comptables et en reprenant la check-list pour faire une idée sur l’utilisation du logiciel. Puis, il faudrait finalement faire un choix après avoir testé les solutions, tout en tenant compte la taille de l’entreprise, son activité et son organisation comptable.