Dématérialiser ses notes de frais est-ce légal ?

Dématérialiser ses notes de frais est-ce légal

En matière de note de frais, il n’est pas toujours évident de s’en sortir sans frustration. En effet, que ce soit du côté des employés  ou des responsables en charge de la gestion des dépenses et des remboursements  des notes de frais, de nombreuses contraintes opposent toujours les deux parties.  Parmi les causes les plus récurrentes de ces frustrations, les justificatifs de notes de frais représentent une partie importante à ne pas négliger.  Cette difficulté est principalement due  au fait de l’égarement ou de l’oubli de ces justificatifs. Et malheureusement, sans justificatif, il est difficile, voire même impossible, de bénéficier du remboursement d’une note de frais.

 

Tout cela fait partie du passé !

 

Depuis, 2017 malgré la possibilité de numériser les justificatifs, il fallait tout de même conserver les documents originaux, car  l’Urssaf pouvait lors d’un contrôle requalifier les frais en avantages en nature, avec un impact financier de l’ordre de 60 % du montant des frais, correspondant aux charges patronales et salariales. Avec cette contrainte toujours pensante, la majorité des professionnels attendaient une évolution conséquente surtout du code de la sécurité sociale  pour véritablement alléger tout le processus de gestion des notes de frais.

Désormais,  l’Arrêté du 23 mai 2019 fixant les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l’article L. 243-16 du code de la sécurité sociale, autorise enfin les salariés à  se passer des originaux des différents justificatifs de leurs notes de frais, mais à condition bien évidemment d’avoir procédé correctement à leur numérisation.

 

Comment procéder désormais

 

Les professionnels ont désormais la possibilité de procéder à la numérisation de leurs documents pour les soumettre au processus de gestion des notes de frais. Mais, il est important de noter que cette nouvelle approche est tout de même soumise à des règles très strictes qu’il faudra toujours  prendre en considération.

–         Digitaliser les documents avec une solution normalisée, avec une application de notes de frais, respectant un ensemble de critères parmi lesquels une bonne :

·        Identification conforme

·        Intégrité de la copie

·        Couleur de l’archivage

·        L’archivage à valeur probante

 

–         La possibilité pour l’administration de pouvoir vérifier certaines informations liées aux documents numérisés. Ces informations peuvent être :

·        L’auteur de la photo

·        L’endroit où la photo a été prise

·        La signature électronique

·        À quel moment la photo a été prise

·        Si la photo a subi des potentielles modifications

 

–         La disponibilité des informations numérisées sur cinq exercices fiscaux soit un total global de 6 ans

 

Avantage de dématérialiser les frais de notes

 

 Faire le choix de la dématérialisation des frais notes c’est accepter d’embrasser des possibilités exceptionnelles et avantageuses en terme de gestion optimale des processus  liés aux notes des frais.  Ces avantages peuvent être classés en 5 grandes catégories suivantes : 

 

–         Meilleures intégrité et crédibilité des documents : à l’absence d’une bonne politique d’archivage physique, il est très difficile de conserver les documents papier sur le long terme. Pourtant, pour diverses situations, le besoin de consulter ces dernières même 20 années après peut  survenir. En plus de cela, les documents papier et physiques font souvent l’objet de falsifications par les salariés. Les logiciels de montage photos professionnels permettent pour les esprits les plus malins de générer les factures et justificatifs presque identiques aux originaux.   Pourtant, hébergé dans un serveur physique ou sur le Cloud, les  documents numérisés sont uniquement accessibles à qui de droit.  Une fois numérisés, les documents ont un cycle de vie presque infinie.

 

–         Rapidité de traitement : la dématérialisation des notes de frais implique toujours l’utilisation d’une application qui permet de gérer plus rapidement les processus de traitement en termes de dépenses ou de remboursement des notes de frais. De ce fait, le service en charge n’aura pas toujours besoin de mobiliser tout son personnel pour la gestion des notes de frais.

 

–         Facilitation des procédures : au travers de l’application, le salarié pourra via une photo envoyer les justificatifs ou la facture de la dépense qu’il aura engagée dans le cadre de ses activités.  Il a aussi la possibilité de suivre l’évolution en temps réel de la procédure de remboursement des notes de frais. En cas de besoins de compléments de documents, il pourra les envoyer sans pour autant avoir besoin de se déplacer physiquement pour se rendre au service en charge.    

 

–         Optimisations des politiques : les documents numérisé et stocké dans le serveur peuvent faire l’objet d’une analyse profonde afin de tirer profit des données. Avec cette approche d’analyse, il est par exemple possible de déduire des facteurs de croissance  de dépenses qui peuvent être liés à un type de salarié, à une période de l’année, à une région géographique, à un type de voyages, etc. cela peut permettre de déceler certaines failles et points forts  pouvant aider à améliorer toute la politique de l’entreprise.


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