Astuces pour organiser son équipe et ne plus perdre de temps en réunion

Bien qu’utiles, voire indispensables, les réunions en entreprise peuvent être sources de perte de temps. Dans certains cas, les réunions sont mêmes considérées comme extrêmement improductives. Quels sont les astuces pour organiser son équipe et éviter de perdre du temps en réunion ? Quelques points de repères.

Préparer correctement les réunions

Moyen de communication interne par excellence, les réunions requièrent souvent beaucoup de temps et d’énergie. Ainsi, pour une meilleure organisation du travail et surtout, pour une amélioration de la productivité, il est primordial d’optimiser le temps qui y est consacré. Avant tout, il est important de retenir qu’une réunion efficace est une réunion préparée. Sans cette phase de préparation, vous ne serez pas à même de l’animer ni d’atteindre les objectifs fixés, une réunion devant porter sur des sujets de réflexion précis, avec des résultats attendus clairs. Pour ce faire, une heure précise pour le début – et la fin – de la réunion doit être fixée et l’ensemble des intervenants informés. L’ordre du jour doit aussi être précis au même titre que les décisions qui doivent être prises. Dans ce contexte, on prendra soin de choisir correctement les personnes qui doivent assister à la réunion. On évitera ainsi de faire perdre du temps aux collaborateurs qui ne sont pas concernés.

Mieux organiser les réunions

Une réunion efficace est une réunion bien organisée. Ainsi, commencer par instituer un temps de parole raisonnable pour chaque intervenant. Faire court pour aller à l’essentiel et avoir des échanges focalisés sur l’objet de la réunion. S’il est indispensable d’entrer dans les détails, il faut veiller à la pertinence de l’information fournie. Ici, l’objectif est d’établir des priorités mais surtout d’éviter des réunions non-productives et trop longues – au risque d’avoir une « réunionite » qui signifie perdre son temps en réunion. Par ailleurs, toujours dans l’objectif d’améliorer l’efficacité des réunions, si les discussions doivent porter sur des documents, il est indispensable de les envoyer préalablement aux intervenants pour qu’ils puisent les lire avant d’en discuter pendant la réunion.

Les astuces pour des réunions efficaces

Pour chaque réunion, il est d’abord indispensable d’avoir un responsable reconnu, c’est celui qui dirigera la réunion et qui répartira les prises de paroles. Par ailleurs, il faut aussi désigner un secrétaire de séance qui sera chargé de prendre note des points importants abordés ainsi que des décisions prises. Il est également chargé d’envoyer un court résumé – ainsi que les prochaines échéances – de la réunion à tous les participants. Sinon, en cours de réunion, dans la mesure du possible, on proscrira l’utilisation des téléphones portables – souvent considérés comme des perturbateurs. Autre piste pour réduire le temps consacré aux réunions tout en améliorant la productivité, il est aussi de plus en plus courant de tenir les réunions en étant debout. Pratique connue pour son efficacité, notamment dans les start-up, elle a le mérite de permettre une meilleure concentration des intervenants.

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